Sobre nosotros

Política de Tratamiento y Protección de datos Personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROMED COLOMBIA SAS

1. Identificación del Responsable del Tratamiento de la Información:

PROMED COLOMBIA SAS identificada con Nit: 900.168.147-0, compañía comercializadora de Equipos médicos y mantenimiento.

Dirección:

Cra 5 #. 34 - 44

Teléfono

6428121 – 3138322395 - 3145299683

Correo electrónico:

protecciondedatos@equiposmedicos.com.co contabilidad@equiposmedicos.com.co

2. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA COMPAÑIA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). 

• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. 

• Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular. 

 Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales  se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. 

• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

• Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑIA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en LA COMPAÑÍA.

3. Finalidades y Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales:

PROMED COLOMBIA SAS actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos personales, los cuales serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

3.1. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales

  • Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales
  • Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
  • Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;
  • Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, distribuidores, proveedores, para las finalidades antes mencionadas.
  • Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑIA cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros);
  • Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
  • Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑIA y en sus bases de datos comerciales y operativas;
  • Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de LA COMPAÑIA.

3.2. En relación con el funcionamiento

3.2.1. Clientes:

  • Para cumplir las obligaciones contraídas por LA COMPAÑIA con sus Clientes (facturación, cartera, ordenes, cotizaciones etc.)  al momento de adquirir nuestros productos;
  • Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
  • Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece LA COMPAÑIA y sus compañías vinculadas;
  • Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio;
  • Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
  • Capacitar  distribuidores y personal en aspectos básicos de gestión comercial y funcionamiento de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
  • Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑIA y establecer medidas de seguridad.
  • Utilizar los distintos servicios a través del sitio web de LA COMPAÑIA, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

3.2.2. Recurso Humano:

  • Administrar y operar los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  • Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA COMPAÑIA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras;
  • Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable;
  • Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros, de ser necesario;
  • Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo;
  • Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización;
  • Planificar actividades empresariales;
  • En resumen el tratamiento de datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con LA COMAPAÑÌA.

3.2.3. Proveedores:

  • Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LA COMPAÑIA;
  • Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones;
  • Para hacer el registro en los sistemas de LA COMPAÑIA;
  • Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes;
  • n resumen el Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del proceso de gestión contractual de productos o servicios que la LA COMAPAÑÌA requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

4. Derechos de los Titulares:

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de LA COMPAÑIA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA COMPAÑIA como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑIA como Responsable y Encargado del Tratamiento.
  • Ser informado por LA COMPAÑIA como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Datos Sensibles:

El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por LA COMPAÑÌA, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

6. Deberes de LA COMPAÑÍA como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

LA COMPAÑIA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA COMPAÑIA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

LA COMPAÑIA atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

7. Autorización del Titular:

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA COMPAÑIA, tales como: Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA COMPAÑIA. (el formato firmado puede ser enviado en original via fax o por correo electrónico) o de forma oral, por medio de  videoconferencia.

8. Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  • Información requerida por LA COMPAÑÌA en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

9. Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos:

Los Titulares de Datos Personales tratados por LA COMPAÑIA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

 

Sede

Cra 5 # 34 – 44 Brr Alfonso Lopez

Bucaramanga

De lunes a viernes (8:00 AM 12:00 M y 2:00 PM – 6:00 PM)

Teléfono

6428121 – 3145299683 - 3138322395

Correo electrónico:

protecciondedatos@equiposmedicos.com.co contabilidad@equiposmedicos.com.co

Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:

Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de los distintos canales serán direccionadas al área respectiva de LA COMPAÑÌA responsable del Tratamiento.

9.1. Procedimiento para ejercer los Derechos:

9.1.1. Consultas

Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.      

9.1.2. Reclamos

Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LA COMAPAÑÌA, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

  • Nombre e identificación del Titular
  • La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
  • La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
  • Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

En caso de que la LA COMAPAÑÌA no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la  misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Si el reclamo resulta incompleto, LA COMAPAÑÌA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.

Una vez recibido el reclamo completo, LA COMAPAÑÌA  incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, LA COMAPAÑÌA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a  superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10. Legislación Aplicable

Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el Anexo de Formato de Autorización que hace parte de esta Política, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.

11. Fecha de entrada en vigencia de la Política de Tratamiento de la Información y periodo de vigencia de las bases de datos de LA COMPAÑÌA:

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 2 de Enero de 2017.